Mở cửa hàng tạp hoá ở xã Suối Kiết thành công phụ thuộc vào bốn điều: chỗ đặt cửa hàng nằm trên đường người dân đi qua hằng ngày, mặt hàng khớp với nhu cầu theo mùa của hộ nông nghiệp, nguồn nhập hàng ổn định với giá hợp lý, và một cách bán chịu có kiểm soát để giữ khách mà không cạn vốn. Giấy tờ cơ bản là đăng ký hộ kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.
Tạp hoá ở nông thôn không chỉ bán hàng. Nó là nơi người ta gửi đồ, hẹn giao hàng, hỏi đường, nghe tin trong xóm. Cửa hàng làm tốt vai trò đó có khách quen lâu năm. Bài này đi qua từng bước, từ chọn chỗ tới giữ vốn, với ví dụ giả định để bạn tự tính cho trường hợp của mình.
Chọn chỗ: đi theo dòng người, không theo giá thuê rẻ
Ở xã, dòng người tập trung ở một vài trục: đường chính nối các thôn, quanh chợ, gần trường học, gần ga, gần điểm thu mua nông sản và các ngã ba vào khu rẫy. Đứng ở vị trí định thuê vào các khung giờ sáng sớm, trưa, chiều tan học, tối, đếm xem có bao nhiêu xe máy dừng lại ở các cửa hàng xung quanh. Đó là dữ liệu đáng tin hơn mọi lời giới thiệu.
Cửa hàng gần nhà dân ở sâu trong xóm có lợi thế khác: người ta mua lặt vặt mà không muốn chạy xa, và ít đối thủ. Nhưng doanh thu mỗi khách thấp hơn và khách lạ gần như không có. Hai kiểu vị trí phù hợp với hai kiểu mặt hàng khác nhau.
Mặt bằng cần có chỗ đậu xe máy trước cửa, mái hiên che nắng mưa, nền cao không ngập. Có chỗ cho xe giao hàng dừng đỗ bốc dỡ cũng quan trọng; mặt bằng trên đoạn đường hẹp, dốc khiến việc nhập hàng thành cực hình mỗi tuần.
Nếu mở ngay tại nhà mình, bạn đỡ được tiền thuê, nhưng hãy tách không gian bán hàng khỏi sinh hoạt gia đình, có cửa khoá riêng cho kho. Lẫn lộn hàng hoá với đồ nhà là cách nhanh nhất để không biết mình lời lỗ bao nhiêu.
Chọn mặt hàng theo nhịp sống của hộ nông nghiệp
Tạp hoá ở xã bán chạy theo mùa vụ và theo nếp sinh hoạt. Bảng dưới gợi ý cách nghĩ về danh mục hàng, không phải danh sách bắt buộc:
| Nhóm hàng | Vì sao cần | Lưu ý khi nhập |
|---|---|---|
| Gạo, dầu ăn, nước mắm, gia vị, đồ khô | Mua đều quanh năm | Xoay vòng nhanh, nhập vừa đủ, xem hạn dùng |
| Nước uống, đồ uống, đá | Người làm rẫy, làm thuê mua nhiều mùa nắng | Cần tủ mát, tính tiền điện |
| Đồ ăn sáng, mì gói, bánh | Người đi rẫy sớm, học sinh | Hạn dùng ngắn, nhập thường xuyên |
| Đồ dùng làm rẫy nhỏ | Găng tay, áo mưa, đèn pin, pin, dây buộc, bao tải | Bán mạnh theo mùa, nhập trước mùa |
| Gas, than, vật dụng bếp | Nhu cầu thiết yếu | Gas phải theo quy định an toàn về bảo quản |
| Sách vở, đồ dùng học tập | Đầu năm học | Nhập theo đợt, không ôm quá nhiều |
| Thẻ cào, nạp tiền, nhận hàng hộ | Dịch vụ kéo khách | Lãi thấp nhưng đông khách ghé |
Mỗi tháng xem lại hàng nào bán chậm. Ở cửa hàng nhỏ, hàng tồn quá lâu là vốn chết; hàng sắp hết hạn là lỗ chắc.
Nguồn hàng và cách nhập: tính cả tiền xe
Tạp hoá ở xã thường nhập từ các đại lý, nhà phân phối cấp hai có xe giao hàng định kỳ, từ chợ đầu mối hoặc từ cửa hàng sỉ ở trung tâm khu vực. Nhà phân phối giao tận nơi thường có giá nhỉnh hơn nhưng đỡ tiền xe, đỡ thời gian, có khi cho gối đầu công nợ. Tự đi nhập thì có thể chọn giá tốt hơn nhưng phải cộng tiền xăng, thời gian và công.
Ví dụ giả định: một chuyến tự đi nhập tiết kiệm được một khoản nhỏ trên mỗi thùng hàng so với nhà phân phối giao tới, nhưng nếu chỉ nhập vài chục thùng thì phần tiết kiệm có thể chưa bằng tiền xăng và nửa ngày đóng cửa hàng. Tính bằng số của chính bạn trước khi chọn.
Giữ quan hệ với hai, ba nguồn cho mỗi nhóm hàng chính để không bị động khi một nguồn hết hàng hay tăng giá. Ghi lại giá nhập từng lần vào sổ để thấy xu hướng và biết khi nào cần điều chỉnh giá bán.
Kiểm tra hàng khi nhận: hạn dùng, bao bì nguyên vẹn, đủ số lượng, có hoá đơn hoặc chứng từ. Hàng không rõ nguồn gốc giá rẻ bất thường là rủi ro cả về pháp lý lẫn uy tín; bán phải hàng giả, hàng kém chất lượng ở xã thì mất khách rất lâu.
Bán chịu: giữ khách mà không cạn vốn
Ở xã nông nghiệp, không cho mua chịu gần như là không bán được cho một phần lớn khách quen. Nhưng bán chịu là cho vay không lãi; vốn của bạn nằm trong túi khách tới tận mùa thu hoạch. Câu hỏi không phải là có cho chịu hay không, mà là cho chịu thế nào.
Đặt một mức trần nợ cho mỗi hộ, dựa trên quen biết và lịch sử trả nợ. Khách mới chỉ cho chịu ít, trả đúng hạn vài lần mới nâng dần. Ghi sổ rõ ràng: ngày, món hàng, số tiền, người lấy; đọc lại cho khách nghe hoặc cho khách ký nếu khoản lớn.
Thống nhất ngày trả từ đầu: cuối tháng, khi bán điều, khi có mủ. Đến hẹn mà chưa trả, nhắc nhẹ nhàng, riêng tư; nhắc nợ trước mặt người khác là mất khách và mất cả tình. Tổng nợ khách đang chịu không nên vượt quá phần vốn bạn có thể chờ được mà không phải đi vay.
Nhiều chủ tạp hoá lâu năm chia ra một cột "nợ khó đòi" trong sổ và chấp nhận một phần nhỏ sẽ mất. Biết trước điều đó để định giá bán có tính tới rủi ro, thay vì bất ngờ cuối năm.
Sổ sách tối thiểu cho cửa hàng nhỏ
Cửa hàng nhỏ không cần phần mềm phức tạp, nhưng cần ba cuốn sổ hoặc ba trang tính: sổ nhập hàng (ngày, nguồn, món, số lượng, giá, đã trả hay còn nợ), sổ bán chịu (như trên), và sổ tiền mặt cuối ngày (đầu ngày có bao nhiêu, cuối ngày còn bao nhiêu, đã chi những gì).
Mỗi tháng đếm hàng tồn một lần, ít nhất với nhóm hàng giá trị cao. So sánh tiền nhập, tiền bán và hàng tồn sẽ cho bạn biết lãi gộp thật, phát hiện hàng hư hao, thất thoát. Nhiều chủ cửa hàng chỉ nhìn tiền trong ngăn kéo rồi tưởng mình lời, đến khi hết vốn nhập hàng mới biết.
Tách tiền của cửa hàng với tiền chi tiêu gia đình. Trả lương cho chính mình một khoản cố định mỗi tháng, phần còn lại để trong vốn cửa hàng. Đây là thói quen khó nhất với hộ kinh doanh gia đình nhưng cũng hiệu quả nhất.
Nếu doanh thu đủ lớn để phải dùng hoá đơn điện tử, hoặc khi chuyển sang tự kê khai thuế, sổ sách gọn gàng từ đầu sẽ giúp bạn chuyển đổi nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Tính lãi một cửa hàng nhỏ: một ví dụ giả định
Nhiều người nhìn khoản chênh giữa giá nhập và giá bán của một món hàng rồi nhân lên, tưởng đó là tiền lời. Thật ra, từ lãi gộp đó còn phải trừ rất nhiều thứ. Ví dụ giả định dưới đây chỉ để minh hoạ cách tính, không phải số liệu thật của cửa hàng nào.
Giả sử một tháng cửa hàng bán ra một khoản doanh thu nhất định, với tỷ lệ lãi gộp bình quân trên toàn bộ hàng hoá ở mức vừa phải (hàng thiết yếu như gạo, dầu, nước mắm thường lãi mỏng, đồ ăn vặt, đồ dùng nhỏ lãi dày hơn). Lấy doanh thu nhân tỷ lệ đó ra lãi gộp. Từ lãi gộp, trừ tiền thuê mặt bằng (nếu có), tiền điện cho tủ mát và đèn, hàng hư hỏng, hết hạn, nợ khó đòi, tiền xăng đi nhập hàng, phí ngân hàng, thuế và các khoản đóng góp. Phần còn lại mới là tiền công của chính chủ hộ cho cả tháng làm việc từ sáng tới tối.
Làm phép tính này với số thật của mình sau ba tháng đầu, nhiều chủ tạp hoá mới thấy rằng tiền công mình nhận được thấp hơn đi làm thuê, hoặc ngược lại, cao hơn mình nghĩ. Cả hai kết quả đều có ích: biết để điều chỉnh mặt hàng, giảm bán chịu, hoặc tự tin mở rộng.
Hai con số nên theo dõi hằng tháng là tỷ lệ lãi gộp bình quân và tổng nợ khách đang chịu so với vốn. Lãi gộp giảm dần thường là do bán nhiều hàng lãi mỏng hoặc giá nhập tăng mà chưa điều chỉnh giá bán; nợ tăng dần là dấu hiệu vốn đang bị rút khỏi cửa hàng.
Giấy tờ và nghĩa vụ cơ bản khi mở tạp hoá
Thủ tục cụ thể thay đổi theo quy định hiện hành và theo việc tổ chức lại chính quyền hai cấp, nên hãy kiểm lại ở bộ phận một cửa của UBND xã và cơ quan thuế quản lý địa bàn. Khung chung gồm:
- Đăng ký hộ kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền; ghi đúng địa chỉ theo tên xã mới.
- Đăng ký và thực hiện nghĩa vụ thuế theo phương pháp được áp dụng cho hộ kinh doanh tại thời điểm đó.
- Với một số mặt hàng có điều kiện như gas, rượu, thuốc lá, kiểm tra xem có cần giấy phép hoặc điều kiện riêng không.
- Bảo đảm an toàn phòng cháy: bình chữa cháy, sắp xếp hàng dễ cháy, dây điện an toàn, lối thoát.
- Niêm yết giá, giữ hoá đơn chứng từ nhập hàng để chứng minh nguồn gốc khi cần.
Bài về thuế và giấy phép cho người buôn bán trong danh mục này đi sâu hơn vào phần này.
Những lý do tạp hoá ở xã đóng cửa sớm
Bán chịu không kiểm soát. Lý do hàng đầu. Vốn dần chuyển hết vào sổ nợ, không còn tiền nhập hàng mới, kệ trống dần, khách đi chỗ khác, nợ càng khó đòi.
Ôm hàng quá nhiều. Nhập theo cảm giác, nhập nhiều vì được chiết khấu, kết quả là hàng tồn, hết hạn, vốn chết.
Chọn chỗ theo giá thuê. Mặt bằng rẻ thường rẻ có lý do: ít người qua lại, khó dừng xe, ngập khi mưa.
Lẫn tiền nhà với tiền hàng. Lấy tiền trong ngăn kéo chi tiêu gia đình mà không ghi lại khiến không bao giờ biết lời lỗ thật.
Thái độ với khách. Ở xã, một câu nói khó chịu hay một lần tính sai tiền lan đi rất nhanh. Sự tử tế, sòng phẳng là tài sản lớn nhất của cửa hàng nhỏ.
Không có ngày nghỉ, không người thay. Tạp hoá gia đình thường mở từ sáng sớm tới tối, bảy ngày một tuần. Chủ hộ ốm, nhà có việc là phải đóng cửa, khách quen chuyển sang chỗ khác. Tập cho một người thứ hai trong nhà biết giá, biết nguồn hàng, biết sổ nợ ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Mở tạp hoá ở xã cần bao nhiêu vốn?
Không có con số chung; vốn phụ thuộc vào mặt bằng có phải thuê không, danh mục hàng, số lượng hàng tồn ban đầu và mức bán chịu bạn định chấp nhận. Hãy tính theo ví dụ giả định của chính bạn: tiền hàng ban đầu, kệ tủ, tủ mát, cộng thêm một khoản đủ chịu công nợ vài tháng.
Tạp hoá nhỏ có cần đăng ký hộ kinh doanh không?
Nguyên tắc chung là hoạt động kinh doanh thường xuyên phải đăng ký, trừ một số trường hợp được miễn theo quy định như buôn bán nhỏ lẻ, lưu động. Ranh giới cụ thể do quy định hiện hành xác định; hãy hỏi bộ phận một cửa UBND xã để biết cửa hàng của bạn thuộc diện nào.
Có nên nhận giao hàng hộ cho khách mua online không?
Nhận hàng hộ kéo người tới cửa hàng và tạo quan hệ, nhưng cần quy tắc rõ: nhận hàng gì, giữ bao lâu, có thu tiền hộ không, ai chịu trách nhiệm nếu hàng lỗi. Ghi lại từng lần nhận và giao để tránh nhầm lẫn.
Khách quen nợ lâu không trả thì làm sao?
Nhắc riêng tư, thống nhất lịch trả từng phần, ngừng cho chịu thêm cho đến khi trả bớt. Nếu khoản lớn và có giấy tờ, có thể nhờ tổ hoà giải ở thôn. Tránh nói chuyện nợ nần trước đông người vì dễ mất khách và mất tình xóm giềng.
Bán gas ở tạp hoá có cần điều kiện gì không?
Kinh doanh khí dầu mỏ hoá lỏng là ngành có điều kiện, kèm yêu cầu về an toàn phòng cháy và nguồn hàng. Trước khi bán, hỏi cơ quan quản lý công thương và phòng cháy chữa cháy về điều kiện hiện hành cho cửa hàng bán lẻ gas chai.
Tạp hoá ở xã có cạnh tranh được với bán hàng online không?
Được, nếu tập trung vào thứ online không thay được: hàng cần ngay, hàng tươi, đồ dùng làm rẫy theo mùa, dịch vụ nhận hàng hộ, quan hệ quen biết. Đừng cạnh tranh bằng giá ở những mặt hàng mà các sàn bán rẻ hơn hẳn.