Tại xã Suối Kiết, bộ phận một cửa của Uỷ ban nhân dân xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên giấy tờ, và chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở theo quy định về chứng thực. Hợp đồng về đất có thể chọn chứng thực ở xã hoặc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng; hai cách đều hợp pháp nhưng khác nhau về phạm vi trách nhiệm.
Chứng thực bản sao là việc người dân hay làm nhất: photo căn cước, giấy khai sinh, bằng cấp để nộp hồ sơ. Ngày nay, nhiều thủ tục chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu, không cần nộp bản sao chứng thực, nên trước khi đi chứng thực cả xấp giấy, hãy hỏi nơi nhận hồ sơ.
Bài trình bày từng loại chứng thực, so sánh với công chứng, nêu những giấy tờ không được chứng thực bản sao và những lỗi hay gặp. Lệ phí theo quy định hiện hành, trang không nêu con số.
Chứng thực và công chứng khác nhau thế nào
Hai từ này hay bị dùng lẫn. Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền, ở đây là Uỷ ban nhân dân xã, xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người yêu cầu, hoặc hợp đồng được ký đúng thời gian, địa điểm, đúng người, người ký có năng lực hành vi dân sự. Chứng thực hợp đồng tập trung vào việc xác nhận các bên đã ký, không đi sâu kiểm tra nội dung.
Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên chịu trách nhiệm cả về nội dung: hợp đồng có trái luật không, tài sản có đang bị hạn chế giao dịch không. Vì vậy công chứng có mức bảo đảm pháp lý cao hơn với giao dịch phức tạp.
Với người Suối Kiết, cách chọn đơn giản: bản sao giấy tờ, chữ ký trên đơn, giấy uỷ quyền đơn giản thì làm ở xã cho gần. Hợp đồng mua bán đất giá trị lớn, nhiều bên, có yếu tố phức tạp như thừa kế chồng chéo, đất đang thế chấp, thì cân nhắc công chứng. Hợp đồng nhỏ, quan hệ đơn giản giữa người quen thì chứng thực ở xã cũng hợp pháp.
Chứng thực bản sao từ bản chính
Đây là việc thường gặp nhất. Trình tự đơn giản, nhưng hay bị trả vì bản chính không đủ điều kiện.
- Mang bản chính. Giấy tờ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận. Bản chính phải còn nguyên vẹn, đọc rõ.
- Mang bản photo, hoặc nhờ photo tại chỗ nếu có. Photo đủ các trang có nội dung, rõ nét.
- Nộp tại bộ phận một cửa. Cán bộ đối chiếu bản sao với bản chính, ghi lời chứng, ký và đóng dấu.
- Nộp lệ phí theo số trang, số bản theo mức quy định, nhận biên lai.
- Kiểm tra bản sao có đủ lời chứng, chữ ký, dấu, dấu giáp lai nếu nhiều trang.
Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Ở một số nơi đã có dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; hỏi xã nếu bạn cần bản điện tử để nộp trực tuyến.
Bản chính đã mất: bản sao từ sổ gốc và bản điện tử
Nhiều gia đình ở Suối Kiết từng mất giấy tờ vì nhà dột, mối mọt, cháy, hoặc thất lạc qua nhiều lần chuyển nhà thời khai hoang. Khi không còn bản chính, bạn không thể chứng thực bản sao, nhưng vẫn có cách khác: xin cấp bản sao từ sổ gốc tại cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc đã dùng để cấp bản chính. Ví dụ, giấy khai sinh thì xin bản sao trích lục từ sổ hộ tịch; bằng tốt nghiệp thì hỏi trường hoặc cơ quan quản lý giáo dục đang lưu sổ cấp bằng.
Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính, giống như bản sao chứng thực từ bản chính. Với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất, thủ tục khác hẳn: phải làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận do bị mất, có niêm yết, theo quy định của pháp luật đất đai.
Ngoài ra, ngày càng nhiều kết quả thủ tục được cấp kèm bản điện tử, lưu trong tài khoản dịch vụ công hoặc ví giấy tờ. Bản điện tử này là một lớp dự phòng tốt: khi bản giấy hỏng, bạn vẫn có thông tin để đề nghị cấp lại nhanh hơn. Khi làm thủ tục mới, hãy chọn nhận thêm bản điện tử nếu hệ thống cho phép.
Giấy tờ không được chứng thực bản sao
Không phải bản chính nào cũng chứng thực được. Theo quy định về chứng thực, những trường hợp sau thường bị từ chối; hiểu trước để khỏi mất công.
- Bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ; xuyên tạc lịch sử dân tộc; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức.
- Bản chính do cơ quan nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập mà không có xác nhận, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Với giấy tờ đất cũ, giấy khai sinh cũ đã mục, rách, nên xin cấp bản sao trích lục hoặc bản sao từ sổ gốc tại cơ quan đang lưu giữ, thay vì cố chứng thực từ một bản chính đã hỏng.
Chứng thực chữ ký và giấy uỷ quyền
Chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu. Người yêu cầu phải có mặt, mang giấy tờ tuỳ thân còn giá trị, và ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Không mang giấy đã ký sẵn ở nhà đến nhờ chứng thực; chữ ký phải được ký tại chỗ.
Ở Suối Kiết, chứng thực chữ ký hay dùng cho đơn từ, bản cam kết, giấy xác nhận, và đặc biệt là giấy uỷ quyền. Theo quy định về chứng thực, giấy uỷ quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền, và không liên quan việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, thì có thể làm dưới hình thức chứng thực chữ ký. Ví dụ: uỷ quyền nhận hộ trợ cấp, nộp hộ hồ sơ, nhận hộ kết quả.
Ngược lại, uỷ quyền liên quan đến đất đai, như uỷ quyền bán đất, ký hợp đồng chuyển nhượng, thì phải lập hợp đồng uỷ quyền và công chứng hoặc chứng thực hợp đồng theo quy định. Nhầm hai loại này là một trong những lý do hồ sơ đất bị trả lại.
Chứng thực hợp đồng về đất và nhà
Uỷ ban nhân dân xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện quyền của người sử dụng đất, hợp đồng về nhà ở theo quy định: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, văn bản thoả thuận phân chia di sản là đất, và một số loại khác. Các bên tham gia phải có mặt, mang giấy tờ tuỳ thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản chính và giấy tờ liên quan.
Hợp đồng nên được soạn sẵn đầy đủ trước khi đến. Có thể nhờ cán bộ hướng dẫn mẫu, nhưng nội dung thoả thuận như giá, cách trả tiền, thời điểm giao đất là việc của các bên. Khi chứng thực, người thực hiện kiểm tra các bên có đúng là người ký, có đủ năng lực, có tự nguyện không, rồi ghi lời chứng.
Sau khi hợp đồng được chứng thực, việc chuyển quyền chưa xong: các bên còn phải nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai và thực hiện nghĩa vụ tài chính. Nhiều người nghĩ chứng thực là xong, để lâu không đăng ký, đến khi bên bán mất hoặc thay đổi ý định thì phát sinh tranh chấp. Đăng ký biến động sớm là cách bảo vệ quyền của bên mua. Giữ một bản hợp đồng đã chứng thực ở nhà, một bản chụp trong điện thoại; nếu hồ sơ đăng ký biến động bị yêu cầu bổ sung, bạn có ngay thông tin để làm tiếp mà không phải tìm lại bên bán.
So sánh nhanh: làm ở xã hay đi công chứng
Bảng dưới giúp bạn chọn. Đây là so sánh theo nguyên lý; chi phí cụ thể, thời gian thực tế tuỳ nơi và tuỳ hồ sơ.
| Tiêu chí | Chứng thực tại xã | Công chứng |
|---|---|---|
| Người thực hiện | Người có thẩm quyền ở Uỷ ban nhân dân xã | Công chứng viên |
| Trách nhiệm về nội dung hợp đồng | Không chịu trách nhiệm về nội dung | Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung |
| Khoảng cách với người Suối Kiết | Gần, ngay tại xã | Có thể phải đi xa hơn |
| Phù hợp với | Giao dịch đơn giản, các bên tin nhau, hồ sơ rõ ràng | Giao dịch giá trị lớn, phức tạp, nhiều bên |
| Phạm vi | Thường giới hạn theo địa bàn có đất hoặc theo quy định | Theo phạm vi hành nghề của tổ chức công chứng |
Không có lựa chọn nào luôn tốt hơn. Câu hỏi đúng là: giao dịch này có rủi ro gì, mình cần ai chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung. Khi phân vân, nhất là với tài sản lớn của cả gia đình, nên chọn phương án có mức bảo đảm cao hơn.
Lỗi hay gặp khiến hồ sơ chứng thực bị trả
Thiếu người ký. Hợp đồng đất của vợ chồng, của hộ gia đình mà chỉ một người đến. Kiểm tra trước ai bắt buộc phải ký.
Giấy tờ tuỳ thân hết hạn hoặc không khớp. Căn cước hết hạn, hoặc thông tin trên căn cước khác với giấy chứng nhận đất. Khác biệt chỉ do đổi tên đơn vị hành chính thì giải thích được; khác biệt về họ tên, năm sinh thì phải xử lý trước.
Ký trước ở nhà. Chữ ký phải ký trước mặt người chứng thực. Mang giấy đã ký sẵn sẽ phải ký lại hoặc bị từ chối.
Sai loại thủ tục. Dùng chứng thực chữ ký cho giấy uỷ quyền bán đất, trong khi phải lập hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực.
Bản chính không đủ điều kiện. Giấy rách, tẩy xoá, hoặc là bản photo có dấu đỏ của nơi khác chứ không phải bản chính.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao căn cước ở xã có cần mang bản chính không?
Có. Phải mang bản chính căn cước để cán bộ đối chiếu. Bạn có thể mang sẵn bản photo hoặc photo tại chỗ nếu có dịch vụ. Trước khi đi, hỏi nơi nhận hồ sơ xem họ có cần bản sao chứng thực hay chỉ cần xem bản chính.
Giấy uỷ quyền nhận hộ trợ cấp làm ở đâu?
Giấy uỷ quyền không có thù lao, không liên quan chuyển quyền tài sản có thể làm theo hình thức chứng thực chữ ký tại xã. Người uỷ quyền phải có mặt, mang giấy tờ tuỳ thân và ký trước mặt người chứng thực.
Mua bán đất ở Suối Kiết nên chứng thực ở xã hay công chứng?
Cả hai đều hợp pháp. Giao dịch đơn giản, các bên rõ ràng có thể chứng thực ở xã cho gần. Giao dịch giá trị lớn, phức tạp, nhiều bên nên cân nhắc công chứng vì công chứng viên chịu trách nhiệm cả về nội dung.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật về chứng thực không quy định chung thời hạn của bản sao chứng thực, nhưng nơi nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao trong một thời gian nhất định, nhất là khi thông tin có thể thay đổi. Hỏi nơi nhận trước khi chứng thực sẵn.
Người già không ký được thì chứng thực thế nào?
Người không ký được có thể điểm chỉ; người không đọc được, không nghe được cần có người làm chứng theo quy định. Nên có người thân tin cậy đi cùng và yêu cầu đọc lại nội dung trước khi điểm chỉ.
Chứng thực xong hợp đồng mua đất đã là chủ chưa?
Chưa đủ. Sau khi hợp đồng được chứng thực hoặc công chứng, phải nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai và thực hiện nghĩa vụ tài chính. Đăng ký biến động sớm giúp bảo vệ quyền của bên mua.