Người dân Suối Kiết có thể nộp nhiều hồ sơ hành chính từ điện thoại qua ứng dụng VNeID và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điều kiện cần là tài khoản định danh điện tử mức 2, do công an cấp khi làm căn cước hoặc kích hoạt riêng. Đăng nhập xong, bạn tìm thủ tục, khai thông tin, tải ảnh giấy tờ, nộp lệ phí trực tuyến nếu có, rồi theo dõi và nhận kết quả bản điện tử hoặc qua bưu chính.
Với một xã giáp ranh, cách xa trung tâm tỉnh như Suối Kiết, và với hàng nghìn người đang đi làm xa, dịch vụ công trực tuyến giúp bớt đáng kể những chuyến đi. Có những việc làm trọn trên điện thoại; có những việc vẫn phải có mặt ở bước cuối.
Bài hướng dẫn theo trình tự dùng thật, nêu các lỗi hay gặp và cách giữ an toàn tài khoản. Giao diện ứng dụng có thể thay đổi theo phiên bản; tên nút, vị trí mục có thể khác chút ít so với mô tả.
Hai cổng chính: VNeID và Cổng Dịch vụ công quốc gia
VNeID là ứng dụng định danh điện tử của Bộ Công an. Ngoài chức năng chứng minh danh tính, ứng dụng có mục dịch vụ công cho một số thủ tục như cư trú, khai sinh, cấp phiếu lý lịch tư pháp trong nhiều trường hợp, và có ví giấy tờ chứa bản điện tử của căn cước, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế đã tích hợp.
Cổng Dịch vụ công quốc gia là nơi tập trung các dịch vụ công trực tuyến của bộ, ngành, địa phương, trong đó có thủ tục do tỉnh Lâm Đồng và xã Suối Kiết giải quyết. Bạn đăng nhập cổng này bằng tài khoản định danh điện tử VNeID, không cần tạo tài khoản riêng. Ngoài ra, tỉnh có hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính riêng, liên thông với cổng quốc gia.
Nói gọn: VNeID là chìa khoá đăng nhập và là nơi làm một số thủ tục thuộc ngành công an; Cổng Dịch vụ công quốc gia là nơi làm phần lớn các thủ tục còn lại. Biết dùng cả hai là đủ cho hầu hết nhu cầu của người dân.
Kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức 2
Không có tài khoản mức 2 thì không nộp được phần lớn hồ sơ trực tuyến. Nếu bạn chưa có, trình tự chung như sau.
- Kiểm tra đã đăng ký chưa. Nhiều người được đăng ký tài khoản mức 2 khi làm căn cước gắn chip nhưng chưa kích hoạt. Tải ứng dụng VNeID chính thức từ kho ứng dụng của điện thoại.
- Kích hoạt trên ứng dụng. Nhập số định danh cá nhân, số điện thoại đã đăng ký, làm theo hướng dẫn xác thực khuôn mặt, đặt mật khẩu và mã bảo vệ.
- Nếu chưa có tài khoản mức 2, đến công an xã hoặc nơi làm căn cước để đăng ký; mang căn cước gắn chip và điện thoại có số chính chủ.
- Đăng nhập thử vào Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID để chắc chắn mọi thứ chạy.
- Ghi nhớ mật khẩu, mã bảo vệ ở nơi an toàn, không gửi cho ai, không chụp màn hình để trong điện thoại không khoá.
Số điện thoại đăng ký nên là số chính chủ, đang dùng. Nhiều người ở vùng quê đăng ký bằng số của con cháu, rồi con cháu đổi số, đi làm xa, người lớn tuổi không nhận được mã xác thực. Nếu đổi số, cập nhật lại theo hướng dẫn của công an.
Nộp một hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công
Sau khi đăng nhập, nộp một hồ sơ thường đi qua các bước dưới đây. Chuẩn bị trước ảnh chụp rõ nét các giấy tờ cần thiết giúp làm nhanh hơn nhiều.
- Tìm thủ tục. Gõ tên thủ tục vào ô tìm kiếm, chọn đúng cơ quan thực hiện, ví dụ Uỷ ban nhân dân xã Suối Kiết, tỉnh Lâm Đồng. Đọc phần thành phần hồ sơ, lệ phí, thời hạn hiển thị cho thủ tục.
- Khai tờ khai điện tử. Nhiều thông tin cá nhân được điền sẵn từ dữ liệu dân cư. Kiểm tra lại, điền phần còn thiếu.
- Tải lên giấy tờ. Chụp thẳng, đủ sáng, đủ bốn góc. Một số giấy tờ có thể được hệ thống tự lấy từ ví giấy tờ hoặc kho dữ liệu, bạn không phải tải lại.
- Chọn cách nhận kết quả. Nhận bản điện tử, nhận tại bộ phận một cửa, hoặc nhận qua bưu chính về nhà.
- Thanh toán lệ phí nếu có. Qua các phương thức thanh toán trực tuyến mà cổng hỗ trợ; giữ lại biên lai điện tử.
- Lưu mã hồ sơ. Sau khi nộp, hệ thống cấp mã hồ sơ. Chụp màn hình hoặc ghi lại để tra cứu tiến độ.
Nếu cán bộ yêu cầu bổ sung, bạn nhận thông báo qua tài khoản, tin nhắn hoặc thư điện tử. Vào lại hồ sơ, bổ sung đúng yêu cầu. Đừng nộp một hồ sơ mới trùng lặp, vì sẽ làm rối việc xử lý.
Việc làm trọn trên điện thoại và việc vẫn phải đến xã
Mức độ trực tuyến của từng thủ tục khác nhau và thay đổi theo thời gian. Bảng dưới là hướng chung; kiểm tra trên cổng khi làm.
| Loại việc | Thường làm được trực tuyến đến đâu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng ký tạm trú, thường trú, thông báo lưu trú | Phần lớn trực tuyến | Có thể cần chủ nhà xác nhận trên hệ thống |
| Khai sinh, khai tử, liên thông | Phần lớn trực tuyến | Kết quả có bản điện tử; bản giấy nhận tại xã hoặc qua bưu chính |
| Đăng ký kết hôn | Nộp trực tuyến được, ký sổ tại xã | Hai bên phải có mặt khi nhận giấy |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Nhiều trường hợp làm trên VNeID | Nhận bản điện tử hoặc qua bưu chính |
| Chứng thực bản sao, chữ ký | Chủ yếu tại chỗ | Có cấp bản sao điện tử từ bản chính ở một số nơi |
| Thủ tục đất đai | Nộp trực tuyến một phần | Đo đạc, ký hợp đồng, nhận giấy chứng nhận thường phải có mặt |
Ngay cả khi thủ tục không làm trọn trực tuyến, nộp hồ sơ trước trên mạng thường giúp rút ngắn thời gian ở bộ phận một cửa, vì cán bộ đã kiểm tra hồ sơ trước khi bạn đến.
Ví giấy tờ: mang theo gì trong điện thoại
Ví giấy tờ trên VNeID cho phép tích hợp bản điện tử của nhiều giấy tờ: căn cước, giấy phép lái xe, giấy đăng ký xe, thẻ bảo hiểm y tế, và các kết quả thủ tục được cấp điện tử như trích lục khai sinh. Khi đã tích hợp, bạn có thể xuất trình trên điện thoại ở nhiều nơi thay cho bản giấy, theo quy định của từng lĩnh vực.
Với người Suối Kiết hay đi lại giữa quê và nơi làm việc, ví giấy tờ giúp giảm rủi ro mất giấy gốc trên đường. Khi đi khám bệnh ở cơ sở y tế đã kết nối, thông tin bảo hiểm y tế có thể được tra từ căn cước hoặc ứng dụng. Khi bị kiểm tra giấy tờ xe, giấy phép lái xe đã tích hợp có thể được chấp nhận theo quy định hiện hành.
Dù vậy, vẫn nên giữ bản giấy ở nhà nơi an toàn, vì điện thoại có thể hết pin, mất sóng, hỏng. Một số nơi, một số thủ tục vẫn yêu cầu bản giấy hoặc bản sao chứng thực. Ví điện tử là thêm một lựa chọn, chưa phải thay thế hoàn toàn.
Lệ phí trực tuyến và nhận kết quả qua bưu chính
Nhiều thủ tục trên cổng cho phép thanh toán lệ phí trực tuyến qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử được tích hợp. Sau khi thanh toán, hệ thống ghi nhận và cấp biên lai điện tử. Lưu lại biên lai, vì đó là bằng chứng bạn đã nộp nếu có trục trặc đối soát. Một số thủ tục được giảm lệ phí khi nộp trực tuyến theo chính sách từng thời kỳ; mức cụ thể hiển thị khi nộp.
Nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích đặc biệt hữu ích với người ở xa trụ sở xã hoặc đang ở tỉnh khác. Bạn khai địa chỉ nhận, có thể là nhà ở Suối Kiết hay nơi trọ ở Đồng Nai, và trả cước theo bảng giá của bưu chính. Khi nhận, kiểm tra phong bì còn nguyên, ký nhận và kiểm tra ngay nội dung giấy tờ.
Nếu chọn nhận bản điện tử, kết quả về tài khoản trên cổng hoặc ví giấy tờ. Tải về, lưu ở nơi an toàn, và in ra khi nơi tiếp nhận yêu cầu bản in. Kết quả điện tử thường có mã để bên nhận kiểm tra tính xác thực.
Lỗi hay gặp khi nộp trực tuyến
Ảnh giấy tờ mờ, thiếu góc. Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì không đọc được. Chụp ở nơi đủ sáng, đặt giấy trên nền phẳng tối màu, không chụp qua túi nhựa bóng.
Chọn sai cơ quan thực hiện. Sau sắp xếp, danh sách cơ quan có tên mới. Chọn nhầm xã cũ hoặc xã bên Đồng Nai, hồ sơ phải chuyển đi hoặc bị từ chối. Kiểm tên xã Suối Kiết, tỉnh Lâm Đồng.
Khai địa chỉ theo tên cũ. Tờ khai mới nên ghi theo đơn vị hành chính hiện hành. Ghi tên cũ có thể khiến hệ thống không khớp dữ liệu.
Bỏ qua thông báo bổ sung. Hồ sơ treo quá hạn bổ sung có thể bị trả. Bật thông báo của ứng dụng, kiểm tra thư điện tử, tin nhắn thường xuyên trong thời gian chờ.
Nộp nhiều lần cùng một hồ sơ. Tưởng chưa gửi được nên bấm lại, tạo ra nhiều hồ sơ trùng. Kiểm tra mục hồ sơ đã nộp trước khi nộp lại.
Giữ an toàn tài khoản định danh
Tài khoản định danh điện tử là chìa khoá đến rất nhiều thông tin và giao dịch của bạn. Kẻ gian biết điều đó nên thường giả danh công an, cán bộ xã, nhân viên ngân hàng gọi điện yêu cầu "cập nhật VNeID theo địa chỉ mới", "nâng cấp tài khoản", rồi xin mã xác thực, mật khẩu, hoặc gửi đường dẫn cài ứng dụng lạ. Không làm theo những yêu cầu này.
Chỉ tải ứng dụng VNeID từ kho ứng dụng chính thức của điện thoại, không cài từ đường dẫn gửi qua tin nhắn. Không cho người khác mượn điện thoại đã đăng nhập sẵn. Khi đổi điện thoại, đăng xuất máy cũ, đăng nhập lại trên máy mới theo hướng dẫn.
Người lớn tuổi nhờ con cháu làm hộ thủ tục trực tuyến nên ngồi cùng, xem từng bước, và chỉ dùng tài khoản của chính mình. Nếu nghi ngờ tài khoản bị lộ, liên hệ công an xã ngay để được hỗ trợ khoá, đổi thông tin.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có căn cước gắn chip có dùng VNeID được không?
Tài khoản định danh điện tử mức 2 gắn với căn cước. Nếu bạn chưa làm căn cước gắn chip hoặc chưa đăng ký tài khoản, đến công an xã hoặc nơi làm căn cước để được hướng dẫn. Mức 1 có thể tự đăng ký nhưng dùng được ít thủ tục hơn.
Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng gì?
Bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Bạn chọn đăng nhập bằng VNeID trên cổng, rồi xác nhận trên ứng dụng hoặc bằng mã được gửi về. Không cần tạo một tài khoản riêng cho cổng dịch vụ công.
Người lớn tuổi không dùng điện thoại thông minh thì sao?
Vẫn nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa xã như bình thường. Con cháu có thể hỗ trợ dùng tài khoản của chính người đó khi người đó đồng ý và ngồi cùng. Không nên giao tài khoản, mật khẩu cho người ngoài làm hộ.
Kết quả bản điện tử có giá trị như bản giấy không?
Nhiều loại kết quả điện tử có giá trị sử dụng theo quy định, có thể xuất trình qua ví giấy tờ. Tuy nhiên, một số nơi tiếp nhận vẫn đòi bản giấy. Khi cần bản giấy, chọn nhận tại xã hoặc qua bưu chính lúc nộp hồ sơ.
Nộp trực tuyến rồi có phải lên xã nữa không?
Tuỳ thủ tục. Có việc làm trọn trên mạng, có việc vẫn phải có mặt để ký, đối chiếu bản chính hoặc nhận kết quả. Phần hướng dẫn của từng thủ tục trên cổng ghi rõ; nếu không chắc, hỏi bộ phận một cửa xã.
Nhận cuộc gọi bảo cập nhật VNeID theo địa chỉ mới thì làm gì?
Không cung cấp mã xác thực, mật khẩu, không bấm đường dẫn lạ, không cài ứng dụng theo hướng dẫn qua điện thoại. Cơ quan công an không yêu cầu như vậy. Cúp máy và hỏi trực tiếp công an xã nếu cần.